SaaS-Software kostet in der Regel weniger in der Anschaffung als On-Premise-Lösungen, da keine hohen Einmallizenzen oder eigene Infrastruktur erforderlich sind. Stattdessen zahlen Unternehmen laufende Abonnementgebühren, die Betrieb, Updates und Support einschließen. Ob SaaS langfristig günstiger ist, hängt jedoch stark von Nutzerzahl, Vertragslaufzeit und individuellen Anforderungen ab. Die folgenden Abschnitte beleuchten die entscheidenden Kostenfaktoren auf beiden Seiten.
Bei SaaS entstehen primär laufende Abonnementkosten, die nutzungsabhängig oder pro Lizenz abgerechnet werden. Bei On-Premise-Software fallen dagegen hohe Einmalinvestitionen für Lizenzen, Hardware und Implementierung an, ergänzt durch wiederkehrende Betriebskosten. Beide Modelle haben damit grundlegend unterschiedliche Kostenstrukturen.
Die Total Cost of Ownership (TCO) beschreibt die Gesamtkosten über den gesamten Nutzungszeitraum. Bei SaaS verteilen sich diese Kosten gleichmäßig über die Laufzeit. Bei On-Premise sind die Kosten zu Beginn hoch und sinken danach, steigen aber durch Wartung, Hardware-Erneuerung und Personalaufwand wieder an. Über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren können beide Modelle ähnliche TCO-Werte erreichen.
Der wesentliche Unterschied liegt im zeitlichen Verlauf der Ausgaben. SaaS erzeugt einen konstanten, planbaren Kostenfluss, der im Budget gut abgebildet werden kann. On-Premise hingegen erfordert zunächst erhebliche Kapitalausgaben, bietet dafür aber nach der Amortisierung eine gewisse Kostenstabilität, sofern keine größeren Infrastrukturerneuerungen anfallen. Unternehmen, die ihre Liquidität schonen möchten, bevorzugen häufig das SaaS-Modell, während kapitalstarke Organisationen mit stabilen Anforderungen On-Premise als wirtschaftlicher empfinden können. Hinweis: Die tatsächliche TCO variiert je nach Unternehmensgröße, Nutzerzahl und spezifischer Konfiguration erheblich.
SaaS ist in der Regel günstiger, wenn die Nutzerzahl gering ist, die Anforderungen standardisiert sind und keine umfangreichen Anpassungen benötigt werden. Auch für Unternehmen mit begrenztem IT-Personal oder ohne eigene Rechenzentrumskapazitäten ist SaaS oft die wirtschaftlichere Wahl.
Konkret lohnt sich SaaS besonders in folgenden Situationen:
Gerade im Bereich Applikationen und Services zeigt sich, dass SaaS-Lösungen für viele Standardprozesse eine schnelle Einsatzbereitschaft bei geringem Verwaltungsaufwand bieten.
On-Premise lohnt sich, wenn ein Unternehmen sehr hohe Nutzerzahlen hat, strenge Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen erfüllen muss oder tiefgreifende Anpassungen der Software benötigt. In diesen Fällen können die langfristigen Betriebskosten unter den kumulierten SaaS-Abonnementgebühren liegen.
Typische Szenarien, in denen On-Premise wirtschaftlich sinnvoll ist:
Bei SaaS werden häufig Kosten für Datenexport, Preiserhöhungen nach Ablauf der Einführungsphase, Zusatzmodule sowie die Abhängigkeit vom Anbieter unterschätzt. Diese Faktoren können die tatsächlichen Gesamtkosten deutlich über die ursprünglich kalkulierten Abonnementgebühren treiben.
Die häufigsten unterschätzten Kostenpunkte im Überblick:
Ein weiterer Aspekt ist die sogenannte Vendor-Lock-in-Problematik: Wenn Daten und Prozesse tief in einer SaaS-Plattform verankert sind, entstehen beim Wechsel nicht nur technische, sondern auch organisatorische Kosten, die vorab selten vollständig kalkuliert werden.
Für einen belastbaren Kostenvergleich zwischen SaaS und On-Premise sollten Unternehmen alle direkten und indirekten Kosten über einen definierten Betrachtungszeitraum von mindestens fünf Jahren gegenüberstellen. Nur ein vollständiger TCO-Vergleich liefert eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
Eine strukturierte Vorgehensweise umfasst die folgenden Schritte:
Für Unternehmen, die Netzwerk und Infrastruktur bereits intern betreiben, kann der Wechsel zu SaaS Betriebskosten senken, erfordert aber eine genaue Analyse der Abhängigkeiten. Hinweis: Die tatsächliche Kostenverteilung hängt stark von der individuellen IT-Landschaft und den spezifischen Anforderungen ab. Eine pauschale Empfehlung ist ohne detaillierte Analyse nicht möglich.
Wir bei der Concat AG begleiten Unternehmen bei der strukturierten Bewertung ihrer Softwarestrategie, von der ersten Bestandsaufnahme bis zur konkreten Entscheidungsvorlage. Dabei berücksichtigen wir sowohl technische als auch wirtschaftliche und regulatorische Faktoren.
Unser Leistungsangebot im Überblick:
Unsere eigenen, nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland ermöglichen es uns, auch datenschutzkritische Workloads sicher zu betreiben. Ob SaaS, On-Premise oder ein hybrider Ansatz die richtige Wahl ist, hängt von Ihrer spezifischen Situation ab. Sprechen Sie uns an und wir erarbeiten gemeinsam eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Ihr Unternehmen.
