Mit Wirkung ab 27. Januar 2025 hat Microsoft die Nutzungsbedingungen für nicht lizenzierte OneDrive-Konten geändert. Die Folge: Anwender und Administratoren können künftig nicht mehr auf OneDrive-Konten zugreifen, für die ihr Unternehmen mehr als 60 Tage keine gültige Lizenz besitzt. Dies gilt für OneDrive-Konten, die einer gesetzlichen Pflicht bzw. Richtlinie zur Aufbewahrung oder einem Aufbewahrungszeitraum unterliegen. Zwar archiviert Microsoft diese Konten automatisch, verlangt jedoch Geld für Speicherplatz und Wiederherstellung von Daten. Existiert für ein Konto keine Aufbewahrungsrichtlinie, wird es nach Ablauf von 93 Tagen in den Papierkorb verschoben. Microsoft wird die Änderungen nach eigenen Angaben schrittweise umsetzen. Das Ziel des Herstellers: Die geänderten Bedingungen sollen Unternehmen dabei helfen, die Sicherheit, Compliance und Speicherverwaltung zu verbessern
Im Microsoft-365-Kosmos wird der Dienst OneDrive for Business aktiv genutzt, um persönliche Daten eines Mitarbeitenden in der Cloud abzulegen. Benutzer können diese Daten von diversen Endgeräten (iPhone, Mac, Android, Windows u. a.) aus abrufen (on demand). Der Speicherplatz, den sie dabei verbrauchen, ist in der Regel abgedeckt mit einem Abonnement wie zum Beispiel:
Sobald jedoch ein Mitarbeitender ein Unternehmen verlässt, wird die Lizenz entzogen oder der Benutzeraccount entsprechend deaktiviert. Dadurch ist das Konto faktisch unlizenziert. Die Daten liegen weiterhin in der Cloud und waren bisher kostenneutral. Diese Lücke hatte Microsoft bisher toleriert.
Microsoft kündigte vor einigen Monaten an, die entsprechenden Bedingungen zu ändern und den verbrauchten Speicherplatz zu bepreisen. Diese Änderungen sind seit dem 27. Januar 2025 wirksam. Den genauen Zeitplan finden Sie in dem Microsoft-Artikel „Verwalten von nicht lizenzierten OneDrive-Benutzerkonten“, siehe Quellen am Ende des Textes.
Eine Lizenz für ein OneDrive-Konto kann aus verschiedenen Gründen ungültig werden: ein Abonnement ist ausgelaufen, ein Administrator hat die Lizenz entzogen oder in den Lizenzvereinbarungen des Unternehmens wurden Änderungen vorgenommen.
Wenn eine Lizenz für OneDrive for Business entfernt wurde, gilt das Benutzerkonto als unlizenziert, da diesem Konto keine gültige Lizenz mehr zugeordnet werden kann. Die Folge: Nach Ablauf von 93 Tagen werden die OneDrive-Daten automatisch im Microsoft 365 Archiv archiviert.
Der Dienst Microsoft 365 Archiv ist nicht kostenfrei. Auch wenn Daten nicht genutzt werden, fällt eine monatliche Gebühr pro GB an. Und wenn ein Unternehmen für seine Benutzer Daten wiederherstellen lassen möchte, fällt zusätzlich eine einmalige Gebühr an, die pro GB berechnet wird. Für die automatische Speicherung und Reaktivierung hat Microsoft die folgenden Preise festgelegt: (Stand Februar 2025)
| Gebührzyklus | Typ | Preis pro GB |
| Monatlich | Archivierung pro GB | $ 0,05 |
| Einmalig | Reaktivierung pro GB | $ 0,60 |
Ob Kosten sofort oder erst später anfallen, hängt davon ab, ob ein Kunde in seinem Microsoft-365-Tenant eine Zahlungsmethode hinterlegt hat. Ist dies nicht der Fall, werden die Kosten fällig, wenn man auf archivierte Daten zugreifen möchte.
Die unlizenzierten Benutzer inklusive des verbrauchten unlizenzierten Speicherplatzes können Admins im SharePoint-Admin-Center einsehen. Dort wird angezeigt, wie viele Konten unlizenziert sind und aus welchem Grund:
Zudem lässt sich ein Report generieren, um in Excel zu analysieren, welche Benutzer konkret davon betroffen sind.
Die Benutzerkonten werden trotzdem archiviert, jedoch wird der User daran gehindert, auf weitere M365-Services und die gespeicherten Daten zuzugreifen, und zwar so lange, bis das Microsoft 365 Archiv aktiviert ist.
Die OneDrive-Daten können erst wiederhergestellt werden, nachdem die Azure-Subscription für Microsoft 365 Archiv aktiviert wurde.
Außerdem empfiehlt es sich, Aufbewahrungsfristen anzupassen, doppelte Konten zu bereinigen und unlizenzierte Benutzer zu löschen, die nicht mehr benötigt werden.
Ja. Administratoren erhalten über das Microsoft 365 Message Center eine Nachricht, wenn Benutzerkonten in OneDrive nicht mehr lizenziert sind. Um Unterbrechungen zu vermeiden oder zu reduzieren, empfiehlt es sich, bestehende Aufbewahrungsrichtlinien zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen.
Sobald eine Aufbewahrungsrichtlinie aktiv ist, wird diese unabhängig vom Abrechnungsstatus berücksichtigt. Das bedeutet, dass das Konto archiviert ist und die Aufbewahrungsrichtlinie und weitere Einstellungen weiterhin greifen.
Eine Archivierung setzt keine neue Zeitleiste für die Aufbewahrungsrichtlinie.
Eine Löschung des Benutzerkontos, während eine Aufbewahrung aktiv ist, ist nicht möglich.
Wenn keine Aufbewahrungsrichtlinie und Azure-Subscription aktiv ist, beginnt der 93-tägige Zyklus automatisch zum Löschen von Inhalten.
Weiterführende Links
Verwalten von nicht lizenzierten OneDrive-Benutzerkonten
Microsoft Blog-Artikel: Unlicensed OneDrive user accounts: What you need to know
SharePoint Admin Center, abrufbar über admin.microsoft.com
